En ocasiones, y especialmente cuando uno se está iniciando en la práctica contable, no es extraño encontrarse con dificultades que pueden parecer difíciles de abordar en primera instancia. No obstante, si bien la contabilidad, como cualquier campo de conocimiento, requiere de un tiempo de dedicación adecuado para saber desenvolverse, siempre pueden encontrarse pequeñas ayudas que sirvan de orientación.
Por ello, en este artículo se plantean algunas pautas que considero pueden resultar de utilidad al lector que se está introduciendo en el mundo contable.
Consejos para aprender contabilidad desde cero
Conoce el cuadro de cuentas
Si bien el PGC estipula que el cuadro de cuentas no es de obligada aplicación, la mayoría de profesionales termina recurriendo a él para facilitar el desarrollo de sus tareas. En dicho cuadro, formado por 9 grupos de cuentas diferentes (7 en el PGC de PYMES, pues los grupos 8 y 9 no se incluyen), podemos encontrar cuentas para prácticamente todas las situaciones que se presentan en el día a día empresarial. Aunque inicialmente puede parecer una tarea ardua el localizar la cuenta que describa lo que queremos registrar, es posible efectuar una pequeña clasificación que agilice el proceso:
- En el grupo 1 nos encontramos las cuentas de Patrimonio Neto (capital, reservas, resultado, etc.) y pasivo no corriente (deudas a largo plazo con terceras partes)
- En el grupo 2 el propio título nos indica lo que vamos a encontrar: todos los posibles activos no corrientes que puede tener una empresa
- En el grupo 3 encontramos las existencias, es decir, los productos que puede tener una empresa para desarrollar su actividad (mercaderías, productos terminados, etc.)
- En el grupo 4 encontramos tanto elementos de activo corriente (clientes, deudores, etc.) como de pasivo corriente (proveedores, acreedores, etc.) relacionados con las operaciones comerciales de la empresa. También en este grupo tenemos las cuentas relacionadas con la Adminstración Pública (Hacienda y Seguridad Social).
- En el grupo 5 se nos presentan cuentas de activo y pasivo corriente de carácter financiero, destacando principalmente las cuentas de tesorería (dinero en la caja, en el banco, etc.) y de deudas a corto plazo con entidades financieras
- Por último, los grupos 6 y 7, también descriptivos por su título, se reservan a las cuentas que permiten reflejar todos los posibles gastos e ingresos, respectivamente, en que puede incurrir nuestra empresa durante el desarrollo de su actividad.
Aprender el funcionamiento básico de las cuentas
A la hora de elaborar el libro diario, es preciso conocer el funcionamiento de las cuentas según su tipología. De este modo, las cuentas de activo que aumentan de valor se anotarán en el debe, mientras que las cuentas de pasivo o patrimonio neto que aumentan irán al haber (si disminuyen de valor irán el el lado contrario). Las cuentas de gastos, salvo contadas excepciones, se encuadrarán en el debe, mientras que los ingresos habitualmente nacerán por el haber
Preserva el principio de partida doble
al realizar un asiento contable, siempre deberá haber como mínimo una cuenta en cada lado del asiento, pues una de las claves reside en que al cerrar el asiento el importe del debe y del haber debe coincidir.
Cotejar los asientos con los documentos correspondientes
con carácter general, todas las anotaciones contables tienen su origen en una operación que provoca una alteración del patrimonio empresarial (por ejemplo, contratar a un empleado no conlleva realizar un asiento contable, pues el patrimonio de la empresa permanece intacto hasta que se devengue la nómina). Dicha operación casi siempre queda justificada mediante algún documento (facturas, nóminas, extractos bancarios, etc.).
Bien, ese documento es la base para confeccionar el asiento, pues de él se desprende toda la información que necesitaremos copiar en nuestra contabilidad. Un sencillo ejemplo: cuando se realiza una compra, recibimos una factura que nos proporciona toda la información relativa a la transacción: qué hemos comprado, cuánta cantidad, a qué precio, los impuestos que lleva aparejados la compra, etc. A partir de toda esa información, solo nos faltará hallar la cuenta que mejor se ajuste a cada concepto y ubicarla en su lugar correspondiente dentro de nuestro asiento.
Al cierre del ejercicio, comprobar todo lo realizado
Al llegar al final del ciclo contable, y antes de proceder al cierre del ejercicio y la elaboración de las cuentas anuales, es fundamental revisar todo lo realizado para verificar la ausencia de errores (asientos descuadrados, cuentas incorrectas, etc.) y comprobar si es necesario realizar alguna de las comúnmente llamadas "operaciones de fin de ejercicio" (periodificación, variación de existencias, amortizaciones, etc.).
